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    Der Blog von Server-Daten



Was heisst eigentlich "Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse"? Nicht die Technik, sondern Ihre Kunden und Ihre Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt

11.11.2017 00:34:51, Jürgen Auer, keine Kommentare

Wenn Sie als Unternehmer davon hören, daß Sie "Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren" sollen, dann mag bei Ihnen vielleicht Panik ausbrechen. Riesige IT-Systeme, unendlich teuer. Und der Nutzen? Keiner, die teure Technik wird nur zum Staubfänger.

Nur: Bei der "Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse" geht es gar nicht um die Technik. Mag sich komisch anhören, noch dazu von jemandem, der mit Server-Daten genau dafür Web-Datenbank-Lösungen anbietet.

Allerdings: Das ist genau der Punkt. Es geht nicht um die Technik. Die Technik ist nur dienendes Hilfsmittel. Werkzeug. Sonst nichts.

Stattdessen geht es um Ihre Kunden und um Ihre Mitarbeiter. Wenn sich ein Kunde bei einem Mitarbeiter meldet, dann kennt der Kunde die Historie der Beziehung zu Ihrem Unternehmen. Aber kennt auch Ihr Mitarbeiter diese Historie? Oder kann er diese schnell abrufen?

Wenn nicht, dann darf der Kunde seine Geschichte jedesmal von vorne erzählen. Und wird sich fragen, was das eigentlich soll. Ob er hier noch richtig ist. Oder ob die Konkurrenz das nicht besser kann.

Wenn also Informationen im Unternehmen zu einzelnen Kunden nur in den Köpfen weniger Mitarbeiter existieren. Dann gibt es spätestens dann ein Problem, wenn diese Mitarbeiter ausscheiden. Bzw. dann, wenn Mitarbeiter Wissen über Kunden als "Herrschaftswissen" für sich behalten. Dieses "Silodenken" ist das, was durch eine - erfolgreiche - Digitalisierung aufgebrochen wird.

Folgerung: "Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse" kann heißen, daß Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit verschaffen, Informationen zu einzelnen Kunden sinnvoll ablegen zu können. So daß andere Mitarbeiter sich schnell einen Überblick verschaffen können. Das wiederum hängt entscheidend von der Art Ihrer Geschäftsprozesse ab. Ein System, das für andere Unternehmen wunderbar geeignet ist: Das kann für Sie viel zu groß, viel zu unpassend sein. So daß Sie eigentlich nur 20 % der Eingabemöglichkeiten bräuchten.

Wenn Sie dann allerdings so ein überdimensioniertes System nutzen: Dann kostet das sinnfrei die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter. Die ständig mit 80 % Eingabemöglichkeiten konfrontiert sind, die sie ignorieren sollen. Womit sich zwangsläufig die Frage einer möglichst genauen Anpassung an Ihre (sich womöglich ändernden) Bedürfnisse stellt.

Analog kann "Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse" bedeuten, daß Kunden bsp. automatisch Statusmails zu Vorgängen erhalten. Anfrageeingang, Bearbeitung, Abschluß. Oder daß sich Kunden selbst einloggen können. Und den Status ihrer Aufträge direkt im System sehen können.

Aber auch da: Der IT-ler bzw. der Anbieter von Web-Datenbanken für solche Lösungen: Der kann Ihnen nicht sagen, ob das, was bei einigen Kunden wunderbar funktioniert, für Ihr Unternehmen die richtige Lösung ist. Pauschal zu sagen: "Alle Kunden benötigen ein eigenes Login" ist Unsinn.

Ähnliches gilt für Dinge wie Terminüberwachungen, Hinweismails (Termin ist in Kürze fällig) oder Systeme zur Auftrags- und Rechnungsverwaltung. Die Ihren Mitarbeitern Zeit und Ressourcen sparen. Was da im Einzelnen für speziell Ihr Unternehmen sinnvoll sein könnte: Das kann Ihnen kein IT-ler mitteilen. Das hängt von Ihren Geschäftsprozessen ab.

Allerdings (und da wird es interessant): Wenn das IT-Unternehmen, das mit Ihnen zusammen Ihr System so schrittweise entwickelt, mit sehr unterschiedlichen Kunden aus sehr verschiedenartigen Branchen zusammenarbeitet. Dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, daß Sie als Unternehmer nicht "das Rad erneut erfinden müssen". Sondern daß es in so einem Baukastensystem bereits Lösungen gibt, die Sie sich erst einmal "ganz klein" einbauen lassen. Dann sammeln Sie Erfahrungen. Und passen so Ihr "dienendes Hilfsmittel Web-Datenbank" immer wieder neu an Ihre Geschäftsprozesse an.

Sprich:

- Wie verwalten Sie die Informationen zu Ihren Kunden, so daß jeder Ihrer Mitarbeiter, der diese Informationen benötigt (etwa, weil der Kunde anruft), schnell Zugriff auf alle relevanten Daten hat?

- Wo kann es sinnvoll sein, Ihre Kunden per Mail zu informieren? Oder wo ist ein eigenes Login hilfreich?

- Wo hakt es bei Ihren eigenen Arbeitsabläufen? So daß bsp. Termine verloren gehen, die Liquidität leidet, weil zuviel Geld versickert? Oder wo das Forderungsmanagement nicht funktioniert?

Ziel ist es immer, nicht eine "maximal große" Lösung zu finden. Sondern das Ziel bei der Nutzung webbasierter Systeme ist eher gegenteilig: Möglichst wenige Eingabefelder. Nur das, was wirklich für Ihr Unternehmen relevant ist. Das spart die Ressourcen und die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter. Die sich damit auf das konzentrieren können, was relevant ist: Die Kommunikation mit Ihren Kunden.

Kunden jedoch, die solche Erfahrungen mit Ihnen machen. Die werden das von sich her weitertragen. So daß sich die Kundengewinnung für Sie vereinfacht.

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